Fisco: conservare i dati in formato digitale

Addio alla carta. In anticipo rispetto al resto d'Europa, il fisco italiano da ai contribuenti la possibilità di conservare in modo "elettronico" i principali documenti fiscali, anche se in alcuni casi - dallo scontrino alla ricevuta fiscale, fino alla vecchia 'bolla' di accompagnamento - la carta rimane inevitabile. L' Italia e' all' avanguardia sui processi di fatturazione elettronica, con un sistema normativo tra i piu' aggiornati, tanto che si punta a realizzare l'obiettivo carta zero.
A fornire le principali indicazioni sulla "dematerializzazione" dei documenti fiscali rilevanti e' stata l' Agenzia delle Entrate che ha fornito un mini-vademecum con la propria web-newsletter "Fiscooggi.it". Ecco i punti salienti.
I DOCUMENTI ZERO CARTA: é lungo l'elenco di documenti che è possibile conservare in digitale. Tra gli altri ricordiamo le scritture, dai libri e dai registri elencati dai testi unici fiscali. Si parte dal Libro giornale, dove vengono annotate in ordine cronologico tutte le operazioni effettuate dall' impresa, al libro degli inventari, contenete le attività e passività dell'impresa; dal bilancio di esercizio al libro soci, dai registri Iva alle dichiarazioni fiscali.
La carta é necessaria con la ricevuta e lo scontrino fiscale. La ricevuta deve essere emessa in duplice copia su appositi bollettari a ricalco "madre e figlia". Quindi può essere emessa solo in qusto modo ed eventualmente "conservata" in formato digitale, con acquisizione della relativa immagine. Per lo scontrino, è necessario avere il registratore di cassa, e ovviamente può essere emesso solo in forma cartacea. Ma a differenza della fattura, il contribuente puo' utilizzare un sistema di conservazione elettronico (il giornale di fondo elettronico). Può essere emesso sotto forma di "documento informatico", invece il Documento di trasporto, che ha sostituito la vecchia "bolla".
LE CARATTERISTICHE INFORMATICHE: la caratteristica più importante che deve possedere il documento informatico è la "non modificabilità nel tempo". Al fine di garantire l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, i documenti informatici devono essere emessi con l'apposizione del riferimento temporale (data e ora) e della sottoscrizione elettronica (la cosiddetta firma elettronica).
I SUPPORTI PER LA MEMORIZZAZIONE: è possibile utilizzare supporti che applicano la tecnologia laser, come i dischi ottici (Cd-R, non modificabili una volta scritti, e Dvd, che hanno una maggiore capacità di memorizzazione) o anche altri supporti di memorizzazione digitale, purché sia garantita la conformità dei documenti agli originali, oltre che la leggibilità nel tempo (come i dischi magnetici tra cui anche i floppy disk e gli hard disk dei Pi, nonché i nastri magnetici a cartucce utilizzati per i back up.
LA CONSERVAZIONE: il processo di conservazione elettronica deve essere eseguito con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti. Il termine annuale di conservazione è quello stabilito per la presentazione della dichiarazione annuale relativa al periodo di imposta cui le scritture contabili si riferiscono. La distruzione dei documenti analogici di cui sia obbligatoria la conversazione è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale.